零基础也能上手的 Zapier 教程
你有没有遇到这种情况：每天打开邮箱下载附件，再上传到网盘？客户表单填写后，还要手动输入进 Excel？
这些重复操作，不仅浪费时间，还容易出错。今天，给你介绍一个救命工具：Zapier。
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by Luis Lin
什么是 Zapier？
无代码自动化工具
Zapier 是一款无需写代码的自动化工具，连接不同的应用程序。
连接多种应用
Gmail、Google Sheets、Slack、Notion、ChatGPT 等上千种应用可以互相连接。
自动工作流程
形成自动工作流程，让你摆脱枯燥的重复性任务。
Zapier 能做什么？
表单数据自动化
客户填完 Google 表单，自动把数据填进你的 Notion 表格。
邮件处理自动化
Gmail 收到发票邮件，自动保存附件到 Dropbox 并发 Slack 通知。
社交媒体同步
Twitter 发推后，自动同步到 Facebook 页面和 Telegram 群组。
什么是 Zap？
Zap 定义
在 Zapier 中，这些自动化流程被称为"Zap"。
每个 Zap 都是一个独立的自动化工作流程。
Zap 的基本结构
触发器 (Trigger)
什么事件发生会触发这个流程？
例如：有人提交了表单、邮件收到新附件。
动作 (Action)
触发之后，系统要帮你干什么？
例如：把数据写进表格、把图片上传到网盘。
多步骤 (可选)
你可以添加多个动作，形成复杂的工作流。
创建 Zap：第一步
注册账号
访问 zapier.com，注册一个免费账号。
创建 Zap
点击 "Create Zap"，进入工作流程编辑界面。
准备工作
确保你已经有需要连接的应用账号（如 Google 账号）。
设置触发器 (Trigger)
选择应用
选择 "Google Forms" 作为触发器应用。
选择事件
选择事件 "New Response in Spreadsheet"。
连接账号
连接你的 Google 账号，授权 Zapier 访问。
选择表单
选定你要监控的 Google 表单。
设置动作 (Action)
选择应用
选择 "Google Sheets" 作为动作应用。
选择事件
事件选 "Create Spreadsheet Row"。
选择表格
选择你想写入的目标表格和工作表。
映射字段
把表单的每一项字段，映射到表格里的列。
测试与发布
测试流程
Zapier 会模拟一个测试数据来确认设置无误。
检查数据是否正确映射到目标位置。
发布上线
确认测试无误后点击"Publish"。
这个 Zap 就正式上线，开始自动运行了！
实例：表单自动化
客户填写表单
客户在 Google Forms 上提交信息
Zapier 检测
Zapier 检测到新的表单提交
数据自动记录
信息自动填入 Google 表格
完成无需干预
全程无需人工操作
销售类自动化案例
客户填写表单
潜在客户通过 Typeform 填写联系信息和需求。
数据进入 CRM
客户信息自动录入 CRM 系统，如 Salesforce 或 HubSpot。
销售团队通知
系统自动通过 Slack 通知销售团队有新线索。
自动回复邮件
向客户发送自动确认邮件，告知后续流程。
内容创作自动化案例
创作内容
在社交媒体平台发布新内容
自动同步
内容自动同步到其他平台
自动归档
内容自动保存到 Notion 数据库
数据分析
互动数据自动汇总到表格
财务类自动化案例
接收发票邮件
Gmail 收到供应商发票邮件。
提取附件
自动提取邮件中的 PDF 发票附件。
归档存储
自动保存到 Google Drive 指定文件夹。
记录信息
发票基本信息自动记录到财务表格。
项目管理自动化案例
需求收集
团队成员通过表单提交项目需求
任务创建
自动在 Trello 或 Asana 创建任务卡片
团队通知
自动通知相关团队成员新任务已创建
Zapier 免费版限制
100
每月任务次数
免费账户每月可执行的自动化任务次数上限。
5
活跃 Zap 数量
免费账户同时可以启用的 Zap 数量限制。
15
分钟检查间隔
免费版检查触发条件的最小时间间隔。
Zapier 付费版优势
更多任务次数
根据套餐不同，每月可执行数百至数千次任务。
更多活跃 Zap
可以同时运行数十个甚至上百个自动化流程。
更快检查频率
最快可以实现 1 分钟检查一次触发条件。
高级功能
支持多步骤 Zap、条件逻辑和格式化工具等。
国内替代品选择
腾讯云函数
适合有一定技术基础的用户，功能强大但需要简单编程。
钉钉流程引擎
适合企业内部流程自动化，与钉钉生态深度集成。
飞书自动化
简单易用的工作流自动化工具，适合团队协作场景。
与 ChatGPT 结合使用
AI 内容生成
使用 ChatGPT 自动生成内容
多平台发布
自动发布到各社交媒体平台
数据收集分析
自动收集互动数据并生成报告
Zapier 使用小贴士
从简单开始
先创建简单的 Zap，熟悉后再尝试复杂流程。
利用模板
Zapier 有大量现成模板，可以直接使用或修改。
定期检查
定期检查你的 Zap 是否正常运行，避免中断。
使用过滤器
添加条件过滤器，让 Zap 只在特定情况下触发。
常见问题解答
Zapier 安全吗？
Zapier 采用行业标准加密技术，但建议不要用于处理高度敏感数据。
需要一直开着电脑吗？
不需要。Zapier 是云服务，即使你的电脑关机，自动化流程也会继续运行。
如何处理错误？
Zapier 会发送错误通知，你可以设置重试机制或手动修复问题。
适合 Zapier 的工作类型
重复性任务
需要频繁重复且步骤固定的工作。
数据转移
需要在不同平台间移动或同步数据。
提醒通知
需要在特定事件发生时发送提醒。
文档处理
需要自动化文件收集、整理和归档。
不适合 Zapier 的工作类型
需要复杂判断
需要人工智能或高级逻辑判断的工作不适合基础自动化。
高度变化的流程
步骤经常变化或需要随机应变的工作难以自动化。
高安全需求
涉及高度敏感数据的工作可能需要专业安全解决方案。
Zapier 支持的热门应用
Zapier 支持超过 5,000 个应用程序，包括几乎所有主流工作和生产力工具。
无论你使用什么软件，都很可能能在 Zapier 上找到它。
自动化带来的好处
32%
工作效率提升
研究显示自动化可平均提升工作效率。
90%
错误率降低
自动化流程可显著减少人为错误。
5小时
每周节省时间
普通用户每周可节省的平均工作时间。
开始使用的步骤
识别重复任务
列出你每天或每周需要重复做的工作。
确认可连接应用
检查你使用的应用是否被 Zapier 支持。
注册并尝试
注册免费账号，从一个简单的 Zap 开始尝试。
逐步扩展
成功后，逐步自动化更多工作流程。
学习资源推荐
官方帮助中心
Zapier 提供详细的文档和教程，适合自学。
视频教程
YouTube 上有大量免费的 Zapier 教学视频。
社区论坛
Zapier 社区可以提问并向其他用户学习经验。
自动化的未来趋势
数据显示，AI 辅助自动化将成为未来几年增长最快的自动化领域，而无代码平台如 Zapier 将继续保持强劲增长。
用户成功案例
小型企业主
"使用 Zapier 后，我每周节省了 8 小时处理客户订单的时间。"
内容创作者
"我的内容现在可以同时发布到 5 个平台，互动率提高了 40%。"
自由职业者
"自动化发票和提醒系统让我再也不用担心漏单或延迟付款。"
常见自动化错误
过度自动化
试图自动化一切，包括不适合的复杂任务
缺乏维护
设置后完全不管，没有定期检查和更新
流程过于复杂
创建过于复杂的工作流，难以维护和排错
总结：Zapier 的价值
无形的助手
Zapier 就像一个你不会写代码时的万能秘书。
它不花哨，但超级实用，一旦设置好，就像有个看不见的助手在帮你干活。
时间的解放者
省下来的时间可以拿去思考更重要的事情。
让重复性工作自动化，把精力集中在真正需要你创造力的任务上。